Skip to content
Menu

School Cancellation Protocols

Every year we experience the need to cancel school due to a variety of reasons which is why I’d like to share more information regarding protocols that guide our decisions. The decision to cancel/close school due to any reason is one that we take seriously and with great caution, care, and concern—caution that we’re making an informed decision based on credible information from key sources, care that our decision supports the safety and well-being of students and staff, and concern that we’re taking into account all of the variables that cancelling school will inevitably impact.

Please reference this 1-page PDF for a quick summary of UrbandaleCSD_Procedures & Notifications_2017-18 and review the information below for context regarding each scenario.

Inclement Weather Situations

When meteorologists predict inclement weather, I’m constantly monitoring forecasts throughout the evening, overnight, and during the early morning hours. I drive across the school district to assess road conditions and am in contact with our Buildings and Maintenance Supervisor, the City of Urbandale regarding snow removal schedules, local area superintendents, and bus transportation services.

When the issue is temperature-related, a standard we generally follow is to cancel school when the temperature at 5:45 AM is minus 25 or the windchill is minus 30 according to weather.gov/desmoines. When the issue is snow-related, we rely on the city to inform us of schedules for clearing roads in order to predict how much progress will be made by the time staff and students will begin arriving at school. If these variables aren’t issues prior to the beginning of the school day, but arise during the school day, we then go through similar protocols when determining early-out situations.

My goal is to inform families of school cancellation by 6:00 AM for morning situations and by 11:00 AM for afternoon situations. When school is cancelled, we will notify families directly via email and phone, post an alert on the district website, post on district Twitter, and communicate with media outlets. As we all know, any time we attempt to make plans that are dependent on the weather the risk for the weather changing or shifting always exists; thus, I want to ensure you that we’ll do our best to make decisions that keep students and staff safe while being aware of the impact school closures have on our daily lives. It’s always good practice for you to check your email, phone, listen to local radio/TV stations, and check the district website often so you are sure to receive the information as soon as possible.

Adventuretime: If the Urbandale Community School District cancels, delays, or dismisses early, the Adventuretime Program is also required to cancel, delay, or dismiss early. For example, if school is on a 2-hour delay and will start at 10:55 AM, instead of 8:55 AM, Adventuretime will open at 8:30 AM instead of 6:30 AM.

Threat Situations

When a situation arises in which some type of threat is brought to our attention, be it a direct or indirect threat, we collaborate with Principals, our School Resource Officer and law enforcement to assess the threat level and determine the best course of action to keep students and staff safe. When needed, we’ll also consult with city and county officials, neighboring districts, and other entities that could potentially be impacted by the threat.

The decision to cancel/close school due to a threat is certainly challenging and one that I wish never had to be made. I’m aware of the fear and heightened stress this decision may have on students, staff, and families which is why awareness, preparedness, vigilance, and communication are critical components for effectively responding to a threat situation. The Threat Assessment Team goes through a protocol to distinguish the level of threat; we are ultimately looking for some level of credibility to the threat. Different threats require different action. While we take all threats seriously, one of the keys is to investigate whether or not the situation poses a threat, not just that a threat was made. The actions taken during any type of emergency situation depend a great deal on the specifics of the incident. It’s only after careful consideration of the feedback and recommendations we receive from law enforcement that an informed decision is made by school administrators. For “high-level” threats, law enforcement will take over the situation and inform us directly on what actions we should take.

There are few certainties or “standard operating procedures” when it comes to responding to threats—every single one is unique with the only commonality being their unknown nature. However, one thing is certain: every decision is based on doing what’s best to support the safety and well-being of students and staff. We will keep families informed via phone, email, district Twitter, and district website as much as possible when threat situations arise.

Isolated Incident Situations

Examples of isolated incidents include a water main break, gas line leak, power outage, or bus transportation delays. When these types of situations arise, I am in contact with Principals, our Buildings and Maintenance Supervisor, city officials, utility companies, bus transportation services, and any other necessary resources. When isolated incidents occur, we’ll notify families directly via email and phone, post an alert on the district website, and post on district Twitter. As these situations often arise unexpectedly, we follow best practices for ensuring the safety and well-being of students, staff, and families.

Continual improvement is a fundamental component of our district and integral in all of our procedures and protocols. We are always refining the way in which we respond to various situations in order to better serve and support students, staff, and families. Please be assured that school and district staff are as deeply concerned about the safety of our students as you are about your children.

The safety and emergency related issues confronting our schools and community are serious. We know that parents, students, and staff will work together to help maintain a focus on teaching and learning. Thank you in advance for your cooperation as we continue to work together to ensure the safest environment for our students, staff, and community.

Steve L. Bass
Superintendent


Protokol za otkazivanje škole 2017.-18. godine Budite spremni, informisani i u toku

Svake godine mi se nađemo u situaciji da iz različitih razloga otkažemo školu, stoga bih htio da vas informišem o protokolu na osnovu kojeg donosimo odluke o otkazivanju nastave.  Donošenje odluke o otkazivanju/zatvaranju škole iz bilo kojeg razloga mi shvatamo vrlo ozbiljno i pristupamo mu sa puno obzira, pažnje i brige – predostrožnosti zbog donošenja važne odluke a na osnovu vjerodostojne informacije iz provjerenih izvora, pažnje da naša odluka bude u svrhu bezbjednosti i dobrobiti učenika i zaposlenog osoblja, brige da uzmemo u obzir sve faktore na koje neumitno utiče otkazivanje nastave.

Molimo da pregledate kratki pregled na 1- stranici PDF UrbandaleCSD_Procedures & Notifications_2017-18 kao i informacije u produžetku za objašnjenje svakog scenarija.

SITUACIJE U SLUČAJU NEVREMENA

Kada meteorolozi prognoziraju nevrijeme, ja tokom večeri, u toku noći i u ranim jutarnjim satima neprekidno pratim vremensku prognozu; kružim ulicama školskog distrikta da utvrdim stanje na cesti i u stalnom sam kontaktu sa nadzornikom za održavanje objekata, službom za uklanjanje snijega Grada Urbandalea, upravnicima drugih školskih distrikta i službom za autobuski prevoz.

Kada su u pitanju temperature, mi uglavnom slijedimo standard da otkažemo nastavu kada su prema weather.gov/desmoines temperature u 5:45 minus 25 ili je faktor vjetra minus 30.  Kada je u pitanju snijeg, mi se oslanjamo na gradske službe da nas obavijeste o rasporedu raščišćavanja puteva kako bi mogli predvidjeti kakvo će stanje biti u vrijeme kada zaposleni i učenici počnu stizati u školu.  Ako ovi faktori nisu problem prije početka nastave, ali nastanu u toku školskog dana, onda mi slijedimo protokol sličan onom kada imamo ranije raspuštanje škole.  Moj cilj je obavijestiti porodice učenika o otkazivanju nastave do 6:00 za jutarnje situacije a do 11:00 za popodnevno raspuštanje nastave.   Za otkazivanje nastave mi ćemo obavijestiti porodice direktno putem e-maila i telefonom, objavićemo upozorenje na školskoj web stranici, Twitteru i medijima.  Kao što svi već znamo, svaki put kada probamo planirati nešto što zavisi od vremena, uvijek postoji rizik da se vrijeme promijeni ili odstupi od prognoze; stoga, želim da znate da ćemo učiniti sve u svojoj moći da osiguramo bezbijednost naših učenika i zaposlenog osoblja imajući u vidu posljedice koje otkazivanje škole ima na naš svakodnevni život.  Uvijek je dobro da provjerite svoj e-mail, telefonske poruke, da slušate lokalne radio/TV stanice i da često provjeravate školsku web stranicu kako bi što prije imali pravu informaciju.

Adventuretime: Ako se u Školskom distriktu Urbandale škola otkazuje, odgađa ili raspušta ranije, Program Adventuretime je tekođer obavezan da otkaže, odgodi ili ranije raspusti nastavu.  Na primjer, ako je škola odgođena za 2 sata i ako nastava počinje u 10:55 umjesto u 8:55, Adventuretime se otvara u 8:30 umjesto u 6:30.

PRIJETEĆE SITUACIJE

Kada se stvore okolnosti u kojima nam je skrenuta pažnja da postoji određena prijetnja, bilo da se radi o direktnoj ili indirektnoj prijetnji, mi u saradnji sa direktorima škola, školskim redarstvenikom i izvršnim vlastima procjenjujemo stepen opasnosti i utvrđujemo najbolji mogući tok akcije da obezbijedimo sigurnost učenika i zaposlenog osoblja.  Kada je potrebno, mi se također  konsultujemo sa gradskim i kantonalnim vlastima, susjednim okruzima i drugim entitetima koji bi mogli biti pogođeni opasnošću.

Odluka o odgađanju/otkazivanju nastave predstavlja sigurno veliki izazov i, ja se nadam, da u budućnosti neće biti potrebe da se donese.  Ja sam svjestan straha i velikog stresa koje ovakva odluka može izazvati kod učenika, zaposlenih i njihovih porodica zbog čega su obaviještenost, spremnost, predostrožnost i komunikacija ključne komponente za efikasan odgovor na prijeteće situacije.  Komisija za utvrđivanje stepena prijetnje postupa prema protokolu da utvrdi stepen prijetnje; mi u krajnjoj liniji tražimo neki nivo kredibiliteta prijetnje.  Različite opasnosti zahtijevaju različite akcije.  Iako mi sve prijetnje shvatamo ozbiljno, jedno od rješenja je da se ispita da li situacija predstavlja opasnost, a ne samo da je prijetnja napravljena.  Postupci koji se poduzimaju u toku bilo kakve krizne situacije uveliko zavise od specifičnosti incidenta.  Tek nakon pažljivog razmatranja povratne informacije i preporuka koje primi od zakonodavnih vlasti, školska administracija može donijeti ispravnu odluku.  Za prijetnje “visokog stepena” vlasti će preuzeti situaciju u svoje ruke i obavijestiti će nas o koracima koje trebamo preduzeti.

Kada je u pitanju postupak u slučaju prijetnje, jedina izvjesna stvar ili “standardna operativna procedura” je da je svaka jedinstvena ali sa jedinom zajedničkom osobinom – da su nepoznate prirode.  Ipak, jedna stvar je sigurna: svaka odluka je bazirana na tome da se postupi onako kako se najbolje može obezbijediti sigurnost i dobrobit učenika i zaposlenog osoblja.  Mi ćemo obavještavati porodice putem telefona, e-maila, Twittera i školske web stranice što je bolje moguće kada se ukaže prijeteća situacija.

SITUAcije u pojedinim slučajevima

Primjeri ovakvih situacija obuhvataju pucanje glavnih vodovodnih cijevi, kvar na dovodu plina, isključenja struje ili kašnjenja u prevozu.  Kada dođe do ovakvih situacija, ja ću biti u kontaktu sa direktorima škola, našim nadzornikom za održavanje objekata, gradskim vlastima, komunalnim preduzećima, preduzećem za autobuski prevoz i drugim potrebnim službama.  Kada dođe do ovakvih izolovanih incidenata, mi ćemo obavijestiti porodice direktno putem e-maila i telefona a objavićemo upozorenje i na školskoj web stranici i Twitteru.  Kako se ovakve nepredviđene situacije dese neočekivano, mi nastojimo slijediti najbolje moguće postupke za osiguranje bezbijednosti i dobrobiti učenika, zaposlenih i njihovih porodica. Stalno poboljšanje je fundamentalna komponenta svih mjera i protokola našeg distrikta.

Mi nastojimo usavršiti postupke koje primjenjujemo u različitim situacijama kako bismo pružili što bolju uslugu i podršku učenicima, zaposlenom osoblju i porodicama.  Budite uvjereni da osoblje zaposleno u školama i distriktu brine za bezbijednost svojih učenika jednako kao što vi brinete o svojoj djeci.  Problemi vezani za održavanje sigurnosti u vanrednim situacijama s kojima se suočavaju naše škole i društvena zajednica su vrlo ozbiljni.  Svjesni smo da će se roditelji, učenici i zaposleno osoblje i dalje zajedničkim naporom koncentrisati na proces podučavanja i učenja.  Unaprijed hvala na saradnji u zajedničkom radu na stvaranju i obezbjeđenju sigurnog okruženja za naše đake, zaposlene i zajednicu.

Steve L. Bass
Upravnik distrikta