School News

SchoolCancellation-Protocols-and-Safety

School Cancellation Protocols & Safety: Stay Aware, Updated & Informed

Every year we experience the need to cancel school due to a variety of reasons which is why I’d like to share more information regarding protocols that guide our decisions and precautions we’re taking to ensure our students and staff understand what to do in the event an emergency situation arises during the school day. The decision to delay, cancel, or have an early dismissal due to any reason is one that we take seriously and with great caution, care, and concern —caution that we’re making an informed decision based on credible information from key sources, care that our decision supports the safety and well-being of students and staff, and concern that we’re taking into account all of the variables that cancelling school will inevitably impact.

INCLEMENT WEATHER SITUATIONS

When meteorologists predict inclement weather, I’m constantly monitoring forecasts throughout the evening, overnight, and during the early morning hours. When the issue is temperature-related, a standard we generally follow is to cancel school when the temperature at 5:45 AM is minus 25 or the windchill is minus 30 according to weather.gov. When the issue is snow-related, I personally drive across the school district to assess road conditions and am in contact with our Buildings and Maintenance Supervisor, the City of Urbandale to understand their schedules for clearing roads in order to predict how much progress will be made by the time staff and students will begin arriving at school, local area superintendents, and bus transportation services. If these variables aren’t issues prior to the beginning of the school day, but arise during the school day, we then go through similar protocols when determining early-out situations.

Every weather-related situation is unique which is why in some cases we are able to communicate delays or cancellations the night before, while other situations require the decision to be made in the morning as weather conditions change (improve or deteriorate) throughout the overnight hours. In most cases, we will make the decision in the morning based on real-time weather conditions as we prefer to communicate a single decision with families and staff and not communicate a decision the night before and then need to change the decision the following morning. My goal is to inform families of school cancellation by 6:00 AM for morning situations and by 11:00 AM for afternoon situations.

When school is delayed or cancelled, we will notify families directly via email, phone, and text*, post an alert on the district website, post on district Twitter, and communicate with media outlets. As we all know, any time we attempt to make plans that are dependent on the weather the risk for the weather changing or shifting always exists; thus, I want to assure you that we’ll do our best to make decisions that keep students and staff safe while being aware of the impact school closures have on our daily lives. It’s always good practice for you to check your email, phone, listen to local radio/TV stations, and check the district website often so you are sure to receive the information as soon as possible. In addition, I’d like to encourage families to please begin talking now about weather-related plans in order to ensure your children have childcare in the event of a delay, cancellation, or early out.

*SMS (text): Parents/guardians can opt-in at any time to receive text messages by texting “Y” or “YES” to 67587. The “67587” number is the “short code” that connects to our notification provider, School Messenger.

Bus Routes: When we have a 2-hour weather delay, bus routes will coincide with the 2-hour delay in that buses will pick up students 2 hours later than their normal pick-up time. When we have a 2-hour early dismissal, bus routes will coincide with the 2-hour early dismissal in that buses will pick up students from school 2 hours earlier than their regular dismissal time and will drop off students 2 hours earlier than their normal drop-off time.

Late-Start Wednesdays: If we were to have a 2-hour weather delay on a previously scheduled “Late Start Wednesday” for grades K-8, the K-8 late start would be cancelled. The start time for all schools would be two hours after their regular start time and bus routes would coincide with the 2-hour late start for all schools.

Adventuretime: If school is delayed, canceled or dismissed early, Adventuretime programs will also be delayed, canceled, or dismissed early.

    • If school is canceled: Adventuretime and Preschool will be canceled.
    • If school has a 2-hour delay: Adventuretime before/after school programming will also delayed by two hours.
      • Adventuretime will open at 8:30 AM instead of 6:30 AM.
      • Full-day preschool will begin at 11:00 AM instead of 9:00 AM.
      • Full-Day 3-year old students will be able to arrive at 8:30 AM and attend wrap-around care all day (they will follow the same plan that is followed on scheduled late-start days).
      • No half-day AM or PM preschool classes for 3 and 4 year olds who attend half-day AM or PM preschool only.
    • If school is dismissed early: All students need to be picked up at the school dismissal time. There will be NO Adventuretime after-school programming if school is dismissed early.

 

THREAT SITUATIONS

When a situation arises in which some type of threat is brought to our attention, we collaborate with our Crisis Management Team, Principals, School Resource Officer, and law enforcement to assess the threat and determine the best course of action to keep students and staff safe. When needed, we’ll also consult with city and county officials, neighboring districts, and other entities that could potentially be impacted by the threat.

The decision to cancel/close school due to a threat is certainly challenging and one that I wish never had to be made. I’m aware of the fear and heightened stress this decision may have on students, staff, and families which is why awareness, preparedness, vigilance, and communication are critical components for effectively responding to a threat situation.

The Crisis Management Team goes through a protocol to distinguish the level of threat; we are ultimately looking for some level of credibility to the threat. Different threats require different action. While we take all threats seriously, one of the keys is to investigate whether or not the situation poses a threat, not just that a threat was made. To that end, each school has a Threat Assessment Team comprised of staff members who have completed threat assessment training. The actions taken during any type of emergency situation depend a great deal on the specifics of the incident. It’s only after careful consideration of the feedback and recommendations we receive from law enforcement that an informed decision is made by school administrators. For “high-level” threats, law enforcement will take over the situation and inform us directly on what actions we should take.

There are few certainties or “standard operating procedures” when it comes to responding to threats—every single one is unique with the only commonality being their unknown nature. However, one thing is certain: every decision is based on doing what’s best to support the safety and well-being of students and staff. We will keep families informed via phone, text, email, district Twitter, and the district website as much as possible when threat situations arise.

ISOLATED INCIDENT SITUATIONS

Examples of isolated incidents include a water main break, gas line leak, power outage, or bus transportation delays. When these types of situations arise, I am in contact with Principals, our Buildings and Maintenance Supervisor, city officials, utility companies, bus transportation services, and any other necessary resources. When isolated incidents occur, we’ll notify families directly via email, text and phone, post an alert on the district website, and post on district Twitter. As these situations often arise unexpectedly, we follow best practices for ensuring the safety and well-being of students, staff, and families.

SAFETY DRILLS

An important component of maintaining a safe and secure learning environment is proactively practicing safety drills to ensure our students and staff understand what to do in the event an emergency situation arises during the school day. In addition to practicing fire drills and storm/tornado drills, our schools also practice lockdown drills.

A lockdown may be used in response to a potential or confirmed threat situation occurring inside or outside of our building. Although I cannot share specifics of our lockdown procedures for security reasons, I can share that during a lockdown only law enforcement is allowed to enter the school and procedures are taken to ensure the safety and security of students and staff inside our building.

Every school in our district conducts two lockdown drills per semester for a total of four lockdown drills every school year. These drills are in addition to the four fire drills and four storm/tornado drills we practice every school year in support of state regulations and sound safety protocols. By practicing safety drills, we can ensure our students and staff understand what to do in the event of an emergency situation. In addition, these drills allow us to continually assess and evaluate our Emergency Operations Plan in order to continually improve our response protocols.


Continual improvement is a fundamental component of our district and integral in all of our procedures and protocols. We are always refining the way in which we respond to various situations in order to better serve and support students, staff, and families. Please be assured that school and district staff are as deeply concerned about the safety of our students as you are about your children.

The safety and emergency related issues confronting our schools and community are serious. We know that parents, students, and staff will work together to help maintain a focus on teaching and learning. Thank you in advance for your cooperation as we continue to work together to ensure the safest environment for our students, staff, and community.

Steve L. Bass
Superintendent


PROTOCOLOS DE CANCELACIÓN DE CLASES Y SEGURIDAD

Cada año experimentamos la necesidad de cancelar las clases debido a múltiples razones, por lo que me gustaría compartir más información sobre los protocolos que guían nuestras decisiones y las precauciones que tenemos que tomar para garantizar que nuestros estudiantes y el personal sepan qué hacer cuando surja algún evento no previsto o durante una situación de emergencia a través del día escolar. La decisión de retrasar, cancelar o tener una salida anticipada de clases, debido a cualquier motivo, es una decisión que tomamos muy en serio, con mucha precaución, cuidado y preocupación: -tenemos que tener mucha cautela cuando tomamos una decisión basada en fuentes de información confiables y en hechos reales, teniendo en cuenta de que nuestra decisión respaldara la seguridad y el bienestar de los estudiantes y el personal, analizando todas las variables o dificultades que inevitablemente impactan a todos cuando hay una cancelación.

SITUACIONES CAUSADAS POR INCLEMENCIAS DEL CLIMA

Cuando los meteorólogos predicen mal tiempo, constantemente estoy monitoreando los pronósticos durante la tarde, la noche y las primeras horas de la mañana. Cuando el problema está relacionado con la temperatura, el estándar que generalmente seguimos es el de cancelar las clases cuando la temperatura a las 5:45 AM es de -25 grados o la sensación térmica es de -30 grados según el pronóstico de weather.gov. Cuando el problema está relacionado con la nieve, yo, personalmente, conduzco a través del distrito escolar para evaluar las condiciones de las calles y avenidas y estoy en contacto con nuestro Supervisor de Edificios y Mantenimiento de Urbandale, para saber los horarios de limpieza de las calles y predecir cuánto progreso habrá al momento de que el personal y los estudiantes, los supervisores del área local y los servicios de transporte de autobuses comiencen a llegar a la escuela. Si estas variables no son problemas antes del comienzo de clases, pero surgen a lo largo del día, entonces analizamos protocolos similares para determinar situaciones de salida temprana.

Cada situación relacionada con el clima es única y diferente, por lo que en algunos casos podremos comunicar retrasos o cancelaciones la noche anterior, mientras que otras situaciones requieren que la decisión se tome por la mañana a medida que las condiciones climáticas cambian (se mejoran o se deterioran) durante las horas de la noche. En la mayoría de los casos, tomaremos la decisión por la mañana de acuerdo a las condiciones climáticas en tiempo real, ya que preferimos comunicar una sola decisión a las familias y el personal y no comunicar una decisión la noche anterior y después cambiar la decisión a la mañana siguiente. Mi objetivo es informar a las familias sobre la cancelación de la escuela antes de las 6:00 a.m. para las situaciones de la mañana y antes de las 11:00 a.m. para las situaciones por la tarde.

Cuando la escuela se retrase o se cancele, notificaremos a las familias directamente por correo electrónico, teléfono y mensaje de texto*, publicaremos una alerta en el sitio web del distrito, lo publicaremos en el Twitter del distrito y lo comunicaremos a los medios de comunicación. Como todos sabemos, cada vez que intentamos hacer planes que dependen del clima siempre existe el riesgo de que el clima varíe o cambie; por lo tanto, quiero asegurarles que haremos nuestro mayor esfuerzo para tomar decisiones que mantengan seguros a los estudiantes y al personal, ya que estamos conscientes del impacto que tienen los cierres de las escuelas en nuestra vida diaria. Siempre es una buena práctica que revise su correo electrónico, teléfono, escuche las estaciones locales de radio / TV, y revise el sitio web del distrito con frecuencia para asegurarse de recibir la información lo antes posible. Además, me gustaría alentar a las familias a que comiencen a hablar desde ahora sobre planes relacionados con el clima, para garantizar que sus hijos tengan guardería o cuidados en caso de retraso, cancelación o salida anticipada de clases.

*SMS (textos): Los padres y/o tutores pueden optar por recibir mensajes de texto en cualquier momento enviando “Y” o “YES” al 67587. El número “67587” es el “código corto” que se conecta a nuestro Mensajero de la Escuela, proveedor de notificaciones.

Rutas de Autobuses: Cuando tenemos un retraso de 2 horas durante la entrada a clases  debido al clima, las rutas de los autobuses coincidirán con el retraso de 2 horas, esto quiere decir que los autobuses recogerán a los niños dos horas más tarde de la hora en que normalmente los recogen. Cuando tenemos una salida temprana de 2 horas, las rutas de los autobuses coincidirán con la salida temprana de 2 horas, es decir los autobuses saldrán de la escuela dos horas antes de su salida normal y dejaran a los niños dos horas antes de la hora en que normalmente llegan a casa.

Los miércoles de inicio tardío: Si tuviéramos un retraso del clima de 2 horas en un “miércoles de inicio tardío” previamente programado para los grados de Kínder a 8avo, el inicio tardío de Kínder a 8avo se cancelaría. La hora de inicio para todas las escuelas sería dos horas después de su hora de inicio regular y las rutas de los autobuses coincidirían con el inicio tardío de 2 horas para todas las escuelas.

Adventuretime: Si el Distrito Escolar de la Comunidad de Urbandale cancela, retrasa o sale de clases temprano, el Programa de Adventuretime también cancelará, retrasara o saldrá temprano. Por ejemplo, si la escuela tiene un retraso de 2 horas y va a comenzar a las 10:55 a.m., en lugar de las 8:55 a.m., Adventuretime abrirá a las 8:30 a.m. en lugar de las 6:30 a.m. Si la escuela llegara a salir temprano, comunicaremos el horario en que Adventuretime cerrará, debido las condiciones climáticas de ese día en particular.

 

SITUACIONES DE AMENAZA

Cuando surja alguna situación que nos indique algún tipo de amenaza, colaboramos con nuestros Equipos de Gestión de Crisis, Directores, Oficiales de Recursos Escolares y Agentes de la Ley para evaluar la amenaza y determinar la mejor acción para mantener seguros a los estudiantes y al personal. Cuando sea necesario, también consultaremos con funcionarios de la ciudad y el condado, distritos vecinos y otras entidades que podrían verse afectadas por la amenaza.

La decisión de cancelar o cerrar la escuela debido a una amenaza es definitivamente desafiante y desearía que nunca tuviera que tomarse. Estoy consciente del miedo y el fuerte estrés que esta decisión puede tener sobre los estudiantes, el personal y las familias, por lo que el conocimiento, la preparación, la vigilancia y la comunicación son componentes críticos para responder de manera efectiva a una situación de amenaza.

El Equipo de Gestión de Crisis tiene por un protocolo para distinguir el nivel de amenaza; finalmente, se busca cierto nivel de credibilidad ante la amenaza. Diferentes amenazas requieren diferentes acciones. Mientras que tomamos todas las amenazas seriamente, una de las claves, es investigar si la situación representa o plantea una amenaza, o solo si se hizo una amenaza. Con ese fin, cada escuela tiene un Equipo de Evaluación de Amenazas compuesto por miembros del personal que han completado la capacitación en evaluación de amenazas. Las acciones tomadas durante cualquier tipo de situación de emergencia dependen en gran medida de los detalles del incidente. Es solo después de una cuidadosa consideración y retroalimentación de los comentarios y recomendaciones que recibimos de la policía, que los administradores escolares toman una decisión informada. Para las amenazas de “alto riesgo”, la policía se hará cargo de la situación y nos informará directamente sobre las acciones que debemos tomar.

Siempre hay “procedimientos operativos estándares” o certidumbre a la hora de responder a las amenazas: cada una de ellas es única y la única característica común es su naturaleza desconocida. Sin embargo, una cosa es segura: cada decisión se basa en hacer lo mejor para apoyar la seguridad y el bienestar de los estudiantes y el personal. Mantendremos a las familias informadas por teléfono, mensaje de texto, correo electrónico, Twitter del Distrito y el sitio web del Distrito tanto como sea posible cuando surjan situaciones de amenaza.

SITUACIONES DE INCIDENTES AISLADOS

Los ejemplos de incidentes aislados incluyen un fuga o corte de agua en la línea principal, una fuga en la línea de gas, un corte de energía o demoras en el transporte de los autobuses. Cuando surgen este tipo de situaciones, me pongo en contacto con los Directores de las Escuelas, nuestro Supervisor de Edificios y Mantenimiento, funcionarios de la ciudad, compañías de servicios públicos, servicios de transporte y cualquier otro recurso necesario. Cuando ocurran incidentes aislados, notificaremos a las familias directamente por correo electrónico, mensaje de texto y teléfono, publicaremos una alerta en el sitio web del Distrito y lo publicaremos en Twitter del Distrito. Como estas situaciones a menudo surgen inesperadamente, seguimos los procedimientos más indicados para garantizar la seguridad y el bienestar de los estudiantes, el personal y las familias.

SIMULACROS DE SEGURIDAD

Un componente importante para mantener un entorno de aprendizaje a salvo y seguro es la práctica proactiva de simulacros de seguridad para garantizar que nuestros estudiantes y personal de la escuela entiendan y sepan qué hacer en caso de que surja una situación de emergencia durante el día escolar. Además de practicar simulacros de incendios, tormentas y/o tornados, nuestras escuela también estarán practicando simulacros de encierro.

Un encierro (lockdown) se puede hacer en respuesta a una situación de amenaza potencial o confirmada que se produzca dentro o fuera de alguno de nuestros edificios. Aunque no puedo compartir detalles de nuestros procedimientos de encierro por razones de seguridad, puedo compartirles que durante un encierro solo se permite el ingreso de oficiales de la ley a las escuelas y se siguen los procedimientos adecuados para garantizar la seguridad de los estudiantes y el personal dentro de nuestro edificio.

Cada escuela en nuestro distrito llevará a cabo dos simulacro de encierro por semestre, con un total de cuatro simulacros de encierro durante cada año escolar. Estos simulacros son adicionales a los cuatro simulacros de incendio y cuatro simulacros de tormenta y/o tornado que practicamos cada año escolar en apoyo a las regulaciones estatales y los protocolos de seguridad y sonido. Al practicar simulacros de seguridad, podemos asegurar que nuestros estudiantes y el personal de la escuela sepan qué hacer en caso de una situación de emergencia. Además, estos simulacros nos permiten evaluar y valorar continuamente nuestro Plan de Operaciones de Emergencia a fin de mejorar continuamente nuestros protocolos de respuesta.

La mejora continua es un componente fundamental en nuestro distrito, incluidos todos nuestros procedimientos y protocolos. Siempre estamos improvisando la forma en que respondemos a diversas situaciones para servir mejor y apoyar a los estudiantes, el personal y las familias. Tenga por seguro que el personal de la escuela y del distrito se preocupa profundamente por la seguridad de nuestros estudiantes tanto como ustedes sus padres. 

Los problemas relacionados con la seguridad y las emergencia que enfrentan nuestras escuelas y la comunidad son graves. Sabemos que los padres, los estudiantes y el personal trabajarán juntos para ayudar a mantener un enfoque en la enseñanza y el aprendizaje. Gracias de antemano por su cooperación mientras continuamos trabajando juntos para garantizar el entorno más seguro para nuestros estudiantes, personal y comunidad.

Steve L. Bass
Superintendent


Protokol za otkazivanje nastave i sigurnost u školi

Svake godine mi se nađemo u situaciji da iz različitih razloga otkažemo školu pa bih stoga želio da vas detaljnije informišem o protokolu na osnovu kojeg donosimo odluke i predostrožnosti koje preduzimamo kako bi bili sigurni da naši učenici i zaposleno osoblje znaju šta da urade ukoliko u toku školskog dana dođe do vanredne situacije.  Donošenje odluke o odgađanju, otkazivanju ili ranijem raspuštanju škole iz bilo kojeg razloga mi shvatamo vrlo ozbiljno i pristupamo mu sa puno obzira, pažnje i brige — obzira i predostrožnosti zbog donošenja važne odluke a na osnovu vjerodostojne informacije iz provjerenih izvora, pažnje da naša odluka bude u svrhu bezbjednosti i dobrobiti učenika i zaposlenog osoblja, te brige da uzmemo u obzir sve faktore na koje otkazivanje škole neumitno utiče.

SITUACIJE U SLUČAJU NEVREMENA 

Kada meteorolozi prognoziraju nevrijeme, ja tokom večeri, u toku noći i u ranim jutarnjim satima neprekidno pratim vremensku prognozu.  Kada su u pitanju temperature, mi uglavnom slijedimo standard po kojem se škola otkazuje kada je prema stranici weather.gov. temperatura u 5:45 ujutro minus 25 ili je faktor vjetra minus 30.  Kada je u pitanju snijeg, ja lično kružim ulicama školskog distrikta da utvrdim stanje na putevima i u stalnom sam kontaktu sa nadzornikom za održavanje objekata, upravnicima drugih školskih distrikta, službom za autobski prevoz i službom grada Urbandalea da saznam njihov raspored za uklanjanje snijega sa kolovoza kako bih predvidio koliko će još napredovati u čišćenju prije nego što zaposleni i učenici počnu stizati u školu.  Ako ovi faktori nisu problem prije početka nastave, ali postanu u toku školskog dana, onda mi slijedimo sličan protokol za ranije raspuštanje nastave. 

Svaka vremenska nepogoda je jedinstvena što je razlog da u nekim slučajevima mi možemo noć unaprijed najaviti otkazivanje ili odgodu nastave, dok ostale situacije zahtijevaju donošenje odluke ujutro pošto se vremenski uslovi mijenjaju (poboljšavaju ili pogoršavaju) tokom noćnih sati.  U većini slučajeva mi donosimo odluku ujutro, na osnovu trenutnih vremenskih uslova, jer želimo da porodicama učenika i zaposlenih prenesemo jednu odluku a ne da jednu odluku saopštimo uveče a onda je mijenjamo sljedeće jutro. Moj cilj je obavijestiti porodice o otkazivanju nastave do 6:00 ujutro za jutarnje situacije a do 11:00 prije podne za popodnevno raspuštanje nastave.  

Za otkazivanje ili odgađanje nastave mi ćemo obavijestiti porodice direktno putem e-maila, telefonom, tekstualnim porukama, upozorenjem na školskoj web stranici, Twiteru i medijima. Kao što svi već znamo, svaki put kada pokušamo planirati nešto što zavisi od vremena, uvijek postoji rizik da se vrijeme promijeni ili odstupi od prognoze; stoga, želim da znate da ćemo učiniti sve u svojoj moći da osiguramo bezbjednost i sigurnost naših učenika i zaposlenog osoblja imajući u vidu posljedice koje otkazivanje škole ima na naš svakodnevni život. Uvijek je dobro da provjerite svoj e-mail, telefonske poruke, da slušate lokalne radio/TV stanice i da često provjeravate školsku web stranicu kako bi što prije imali pravu informaciju. Pored toga, molio bih naše porodice da počnu razmišljati o planovima u slučaju nevremena kako bi obezbijedile zbrinjavanje djece u slučaju odgode, otkazivanja ili ranijeg raspuštanja škole. 

*SMS (tekstualne poruke): Roditelji/staratelji mogu se priključiti bilo kada kako bi dobivali obavještenja u tekst porukama tako što će utipkati “Y” ili “YES” na 67587. Broj “67587” je “skraćeni kod” koji vas povezuje s našim servisom za poruke,  School Messengerom.

Autobuski raspored: Kada zbog nevremena imamo 2-satnu odgodu nastave, red vožnje autobusa će u skladu s tim biti pomjeren za 2 sata kasnije od normalnih termina kada autobusi kupe učenike.  Kada se škola raspusti 2 sata ranije, red vožnje autobusa će u skladu s tim biti pomjeren 2 sata ranije od normalnih termina kada autobusi kupe učenike iz škole i 2 sata prije regularnog vremena kada ih vraćaju kući.  

Kasniji početak nastave srijedom: Ukoliko bi trebali da imamo 2-satnu odgodu nastave u srijedu već predviđenu za kasniji početak nastave (“Late Start Wednesday”) za učenike od K-8. razreda, tada će kasniji početak nastave za srijedu biti otkazan.  Početak nastave za sve škole biće dva sata od regularnog početka nastave a raspored autobuskih linija za sve škole također će biti odgođen za dva sata.

Adventuretime: Ako se u Školskom distriktu nastava otkazuje, odgađa ili završava ranije, Program Adventuretime je također obavezan da otkaže, odgodi ili ranije završi nastavu. Na primjer, ako je škola odgođena za 2 sata i nastava počinje u 10:55, Adventuretime će se otvoriti u 8:55 umjesto u 6:55.  Ako se škola ranije raspusti, mi ćemo naknadno saopštiti vrijeme zatvaranja Adventuretimea zavisno od vremenskih prilika tog dana.  

PRIJETEĆE SITUACIJE

Kada se se nađemo u kriznoj situaciji u kojoj je napravljena prijetnja, mi tada u saradnji s Kriznim štabom, direktorima škola, školskim redarstvenikom i izvršnim organima vlasti procjenjujemo stepen opasnosti i utvrđujemo najbolji mogući tok akcije da bi obezbijedili sigurnost učenika i zaposlenog osoblja. Kada je potrebno, mi se također konsultujemo s gradskim i kantonalnim vlastima, susjednim okruzima i drugim entitetima koji bi mogli biti pogođeni opašnošću. 

Odluka o odgađanju/otkazivanju nastave zbog prijetnje zasigurno predstavlja veliki izazov i ja se nadam da nikad neće biti potrebe da bude donesena.  Svjestan sam straha i velikog stresa koje ovakva odluka može izazvati kod učenika, zaposlenih i njihovih porodica, zbog čega je važno naglasiti da su obaviještenost, spremnost, predostrožnost i komunikacija ključne komponente za efikasan odgovor na prijeteće situacije.

Krizni štab postupa prema protokolu da utvrdi stepen prijetnje; mi u krajnjoj liniji tražimo neki nivo kredibiliteta prijetnje.  Različite opasnosti zahtijevaju različite akcije. Iako mi sve prijetnje shvatamo ozbiljno, jedno od ključnih rješenja je da se ispita da li situacija zaista predstavlja opasnost, ili je samo napravljena prijetnja . U tom smislu, svaka škola ima svoj Krizni štab sastavljen od članova koji su prošli obuku za utvrđivanje stepena prijetnje. Postupci koji se poduzimaju u toku bilo kakve krizne situacije uveliko zavise od specifičnosti incidenta.  Tek nakon pažljivog razmatranja povratne informacije i preporuka koje primi od izvršnih organa vlasti, školsko rukovodstvo može donijeti ispravnu odluku. Za prijetnje “visokog stepena” vlasti će preuzeti situaciju u svoje ruke i obavijestiti će nas o koracima koje trebamo preduzeti.

Jedina izvjesnost ili “standardna operativna procedura” kada se radi o odgovoru na prijetnju je da je svaka prijetnja jedinstvena ali da sve imaju jednu zajedničku osobinu a ta je da su nepoznate prirode.  Ipak, jedna stvar je sigurna: svaka odluka je bazirana na tome da se postupi onako kako se najbolje mogu obezbijediti sigurnost i dobrobit učenika i zaposlenog osoblja. Kada se ukaže prijeteća situacija, mi ćemo što je bolje moguće obavještavati porodice putem telefona, poruka, e-maila, školskog Twittera i školske web stranice.

SITUACIJE U POJEDINAČNIM SLUČAJEVIMA

Primjeri pojedinačnih slučajeva obuhvataju pucanje glavnih vodovodnih cijevi, kvar na dovodu plina, isključenje struje ili kašnjenje u autobuskom prevozu.  Kada dođe do ovakvih situacija, ja ću biti u kontaktu s direktorima škola, našim nadzornikom za održavanje objekata, gradskim vlastima, komunalnim preduzećima, predužećem za autobuski prevoz i drugim potrebnim službama.  Kada dođe do ovakvih izolovanih incidenata, mi ćemo obavijestiti porodice direktno putem e-maila, porukama i telefonom kao i školskim Twitterom. Kako se ovakve situacije dešavaju neočekivano, mi nastojimo slijediti najbolje moguće postupke za osiguranje bezbijednosti i dobrobiti učenika, zaposlenih i njihovih porodica.  

VJEŽBE BEZBJEDNOSTI

Važna komponenta održavanja sigurnog i bezbjednog školskog okruženja je proaktivno prakticiranje vježbi bezbjednosti kako bi učenici i zaposleno osoblje shvatili šta treba da rade u slučaju da u toku školskog dana dođe do krizne situacije. Uz vježbe u slučaju požara i tornada/nevremena, naše škole također izvode vježbe zatvaranja škole. 

Zatvaranje škole može biti odgovor na potencijalnu ili potvrđenu prijeteću situaciju unutar ili van školske zgrade.  Iako zbog sigurnosnih razloga ne mogu iznijeti detalje procedure zatvaranja škole, mogu vam saopštiti da je u toku ove procedure ulaz u školu dopušten jedino organima vlasti i da se tada preduzimaju sve mjere da bi se osigurala bezbjednost učenika i zaposlenih unutar škole.

Svaka škola u našem distriktu obavlja dvije vježbe zatvaranja u jednom polugodištu, odnosno ukupno četiri vježbe svake školske godine.  Ove vježbe se obavljaju svake godine uz redovne četiri vježbe u slučaju požara i četiri vježbe u slučaju tornada/nevremena kao podrška državnoj regulativi i sigurnosnom protokolu.  Izvodeći vježbe bezbjednosti, mi se osiguravamo da naši učenici i zaposleni znaju šta da rade u kriznoj situaciji. Pored toga ove vježbe nam omogućuju da kontinuirano pratimo i vrednujemo Operativni krizni plan kako bi neprekidno mogli unapređivati postupke protokola u vanrednoj situaciji.   

Kontinuirano usavršavanje je osnovna komponenta našeg distrikta i integralni je dio svih naših postupaka i procedura.  Mi uvijek nastojimo poboljšati način na koji odgovaramo na različite situacije kako bi bolje služili i podržali naše učenike, zaposleno osoblje i njihove porodice. Budite uvjereni da osoblje zaposleno u školama i distriktu brine za bezbjednost svojih učenika jednako kao što vi brinete o svojoj djeci. 

Problemi vezani za održavanje sigurnosti u vanrednim situacijama s kojima se suočavaju naše škole i društvena zajednica su vrlo ozbiljni.  Svjesni smo da će se roditelji, učenici i zaposleno osoblje i dalje zajedničkim naporima koncentrisati na proces podučavanja i učenja. Unaprijed hvala na saradnji i na zajedničkom radu na stvaranju i obezbjeđenju najsigurnijeg okruženja za naše učenike, zaposlene i zajednicu. 

Steve L. Bass
Upravnik distrikta